Un paso fundamental para unas máquinas expendedoras más rentables

En 2014 la Policía de Transportes Británica informó un aumento de 34% en robos de máquinas expendedoras durante dos años. Con toda seguridad este aumento habrá causado considerables inconvenientes y pérdidas financieras a los operadores afectados.

Rory Luke, un ex supervisor de Coca-Cola, robó un juego de llaves antes de abandonar la empresa y lo utilizó para robar las máquinas expendedoras de la empresa en 93 ocasiones distintas antes de ser detenido. Esto no es de sorprender porque las máquinas no muestran daño alguno si el ladrón posee las llaves correctas.

Comprender qué es lo que constituye un buen control de llaves y cómo puede mejorarse debería reducir significativamente los riesgos.

En este artículo, Martin McCaffrey, Director Técnico de Camlock Systems Ltd., establece lo que debería considerarse.

 

Qué requiere el control de llaves

Un buen control de llaves requiere asegurarse de que conoce cuántas llaves tiene, dónde se encuentran y que sólo permanezcan en posesión de usuarios con autorización que sean de confianza. Un mal control de llaves permite a usuarios no autorizados permanecer en posesión de llaves legítimas o, lo que es peor, obtener copias ilícitas. Dichas copias pueden ser utilizadas por el titular o por asociados indeseables con fines ilícitos, los cuales son relativamente difíciles de descubrir porque las pérdidas no implican daños criminales durante cualquier acceso no autorizado.

Cuando las mercancías, el dinero en efectivo o los datos personales se encuentran en situación de riesgo, es indispensable emplear procedimientos eficaces para registrar la entrega, expedición, recuperación y almacenamiento de las llaves. El uso de llaves patentadas impedirá que las llaves se acumulen de manera descontrolada, incluidas tiendas de terceros / autorizadas tales como las especializadas en el cortado de llaves en la calle mayor.  Esto con frecuencia se intensifica cuando los fabricantes deciden emplear un sistema de registro de llaves, en el cual se anota quién tiene derecho en la organización a pedir llaves y sólo se concede este derecho cuando sus credenciales se han comprobado minuciosamente.  Dicho de otro modo, las cerraduras patentadas garantizan que las llaves sólo las obtienen compradores legítimos de proveedores genuinos.

 

Llaves etiquetadas

El etiquetado de llaves y las máquinas o equipos correspondientes mantendrán un expediente de su vida útil y también ayudarán a garantizar que las llaves sólo se expiden a usuarios para realizar sus tareas de manera satisfactoria y sólo durante el periodo de tiempo requerido.  El etiquetado puede adoptar la forma de una simple marca alfanumérica, una codificación de color o quizás un código de barras. Al nivel más sofisticado, hay algunos sistemas de rastreo GPS capaces de controlar la ubicación de las llaves.

El etiquetado puede utilizarse no sólo para las llaves propiamente dichas sino también para códigos de puertas/equipos y la gestión de rutas y ubicaciones.

 

Acceso restringido

En lugar de expedir llaves de manera permanente, se podría considerar expedirlas a personal específico durante un tiempo limitado, permitir el acceso en ciertos momentos o para realizar tareas establecidas.  Los armarios de control electrónico de llaves o “tableros de clavijas” de rastreo mecánico de llaves le permitirán ver qué llaves se están utilizando y quién las utiliza.   

 

Registro, supervisión y control de expedición y recuperación de llaves

Esto puede realizarse simplemente a través de un sistema manual interno, mediante el cual se firma la entrada y salida de las llaves y se guardan en un armario de llaves seguro.  En el extremo opuesto hay sistemas más sofisticados de control electrónico de llaves, o procedimientos de auditoría, que requieren a los usuarios presentar credenciales correctas antes de obtener cualquier llave, además de registrar todos los detalles referentes al usuario involucrado y anotar las horas en que se recogen y devuelven las llaves; similar a un sistema de control de acceso. 

 

Obtención de llaves del personal que abandona la empresa

Para evitar que se repita el caso de Rory Luke en su empresa, asegúrese de registrar todas las llaves en el momento de la compra. Después de esto deberá controlar a quién se ha expedido cada llave y cuándo ha de devolverla, utilizando recibos o auditoría electrónicos, además de asegurarse si se han recuperado las llaves del personal que abandona la empresa. Una correcta eliminación y registro de llaves perdidas o gastadas mejorará todavía más su sistema de control de llaves. 

 

Responsabilización de los titulares de las llaves

La responsabilización de los titulares de las llaves les obliga a participar en su custodia. Cuando las llaves están a cargo o en posesión de miembros del personal, comprobaciones o auditorías periódicas de las llaves en materia de cantidad y condición ayuda a asegurar que se cuiden con cuidado y que traten de no perderlas. Si se pierden por negligencia, puede merecer la pena considerar cobrar el precio a los titulares de las llaves e incluso sustituir las cerraduras, en el caso de ocurrir un serio compromiso por negligencia. 

 

Ventajas de las llaves patentadas

Las cerraduras y llaves patentadas pueden prevenir que sean cortadas o duplicadas sin autorización. Podrá comprobar el nivel de seguridad de sus llaves llevándolas a una tienda especializada en el corte de llaves local. Si son capaces de abrir una copia de repuesto suya, podrán hacer lo mismo para cualquier otro usuario. Los fabricantes de cerraduras patentadas a menudo regulan la expedición de llaves ofreciendo un servicio de registro de llaves, vendiendo llaves registradas solamente al cliente correspondiente. 

 

Ventajas de las cerraduras de combinación intercambiable

Estas cerraduras le permitirán evitar gran parte de los costes de cambiar las cerraduras si las llaves se pierden o las roban. A diferencia de otras cerraduras, las cerraduras de combinación intercambiable pueden configurarse a otra combinación de llave mediante utilizando una llave de configuración especial. Una vez configurada la nueva combinación, la llave perdida o robada no podrá abrir la cerradura con lo cual se restaura de inmediato la seguridad.

 

Más información

Camlock Systems ofrece asesoramiento experto y una amplia gama de productos desarrollados específicamente para el sector de las máquinas expendedoras. En combinación, estos aspectos garantizarán que sus máquinas expendedoras continúen realizando la labor para la cual se compraron: hacerle ganar dinero. Si ha experimentado robos de sus máquinas o le gustaría adoptar medidas para evitar que sus máquinas se incluyan en las estadísticas de robos, estamos dispuestos a ayudarle. Podremos explicarle más acerca de las ventajas de los sistemas de bloqueo patentados, nuestro servicio de registro de llaves online, cerraduras electrónicas y cerraduras personalizadas.