Un passo chiave verso distributori automatici più redditizi

Nel 2014 la British Transport Police ha segnalato un aumento nei furti da distributori automatici del 34% nel corso di due anni. Tale tendenza avrà quasi certamente causato considerevoli perdite finanziarie e problemi per gli operatori interessati.

Un ex supervisore, Rory Luke, ha rubato un set di chiavi quando ha lasciato Coca-Cola e le ha usate per rubare dai distributori automatici della società in 93 diverse occasioni prima che fosse arrestato. Ciò non sorprende perché se il ladro ha le chiavi giuste non arreca danni fisici alle macchine.

La comprensione di cosa costituisce una buona gestione delle chiavi e come può essere migliorata dovrebbe ridurre significativamente i rischi. In questo articolo, Martin McCaffrey, Direttore tecnico di Camlock Systems Ltd, indica i punti da prendere in considerazione.

 

Cosa comporta la gestione delle chiavi

Una buona gestione delle chiavi comporta assicurarsi di sapere quante chiavi si hanno, dove sono e che sono in possesso esclusivamente di utenti autorizzati e fidati.  Una gestione delle chiavi insufficiente consente agli utenti non autorizzati di entrare in possesso di chiavi legittime o, ancora peggio, di ottenere copie illecite. Tali copie possono essere usate da chi le detiene o associati indesiderabili per scopi efferati che sono relativamente difficili da scoprire in quanto le perdite non comportano danni criminali durante un accesso non autorizzato.

Laddove beni, contante o dati personali sono a rischio, è essenziale adottare procedure efficienti per registrare l'approvvigionamento delle chiavi, l'emissione, il recupero e la conservazione. L'utilizzo di serrature brevettate eviterà l'accumulo di chiavi in modo incontrollato, comprese le chiavi provenienti dai punti vendita non autorizzati/di terzi, come i negozi di duplicatori di chiavi delle strade principali.  Tale procedura è spesso incrementata dai produttori che utilizzano un sistema di registrazione delle chiavi, in cui sono mantenuti record di chi in una particolare organizzazione ha diritto a ordinare chiavi e solo dopo che le loro credenziali sono state verificate rigorosamente.  Per metterla in un altro modo, le serrature brevettate assicurano che chiavi addizionali siano ottenute esclusivamente da fornitori in buona fede, da parte degli acquirenti legittimi.

 

Etichettatura chiavi

L'etichettatura delle chiavi e delle macchine o apparecchiature corrispondenti ne terrà traccia e contribuirà anche ad assicurare che gli utenti ricevano esclusivamente le chiavi necessarie per svolgere le proprie mansioni in modo soddisfacente e solo per il periodo di tempo necessario.  L'etichettatura può assumere la forma di semplice contrassegno alfanumerico, codifica colore o forse codifica a barre.  Dal punto di vista più sofisticato, vi sono alcuni sistemi di rilevazione GPS che monitorano l'ubicazione delle chiavi.

L'etichettatura può essere usata non solo per le chiavi ma anche per i codici di apparecchiature/porte, ubicazione e gestione dei percorsi.

 

Accesso limitato

Piuttosto che fornire le chiavi in modo permanente, prendete in considerazione l'eventualità di fornirle a personale specifico per un periodo di tempo limitato, al fine di consentire l'accesso a certi orari o per mansioni specifiche.  Gli alloggiamenti di controllo delle chiavi elettronici o "pareti forate" di rilevamento delle chiavi meccaniche consentiranno di vedere quali chiavi sono in uso e da parte di chi.   

 

Registrazione, monitoraggio e controllo della fornitura delle chiavi e recupero

Ciò può essere fatto semplicemente tramite un sistema manuale interno, in cui è indicata la fornitura e il recupero delle chiavi, le quali sono conservate in un armadietto sicuro.  D'altra parte vi sono sistemi di gestione e verifica delle chiavi elettronici più sofisticati, che richiedono agli utenti di fornire le credenziali corrette prima di poter ottenere qualsiasi chiave e registreranno tutti i dettagli relativi all'utente interessato e gli orari in cui le chiavi sono state rimosse e restituite, in maniera simile a un sistema di controllo degli accessi.

 

Ottenimento delle chiavi dal personale che se ne va

Per evitare che l'esempio di Rory Luke si ripeta nella vostra azienda, siate certi di registrare tutte le chiavi al momento dell'acquisto. Successivamente, dovreste rintracciare a chi è stata fornita ogni chiave e quando tale persona l'ha restituita, usando ricevute o verifiche elettroniche, anche se le chiavi sono state recuperate da personale che se ne va. Lo smaltimento e registrazione corretti di chiavi perse, rotte o usurate migliorerà ulteriormente la gestione delle chiavi. 

 

Ritenere responsabili i possessori delle chiavi

Il ritenere responsabili i possessori delle chiavi li rende partecipi nell'assicurare che siano tenute al sicuro. Laddove le chiavi sono sotto la cura o possesso continuo di membri del personale, l'esecuzione di controlli e verifiche regolari delle quantità e condizioni delle chiavi aiuta ad assicurare che esse siano tenute accuratamente al sicuro e contribuisce ad attirare l'attenzione subitanea sulle perdite. Laddove le perdite sono da ascrivere a negligenza, può valere la pena prendere in considerazione l'eventualità di addebitare ai possessori delle chiavi i costi per le sostituzioni e persino per le serrature sostitutive, laddove si verifica una compromissione grave o negligente. 

 

Vantaggi delle chiavi brevettate

Le serrature e chiavi brevettate sono in grado di prevenire l’esecuzione di duplicati o chiavi grezze. È possibile testare il livello di sicurezza delle chiavi portandole da un duplicatore di chiavi locale. Se è in grado di creare una copia per voi, sarà in grado di fare altrettanto per qualsiasi terzo. I produttori di serrature brevettate regolano spesso la fornitura delle chiavi offrendo un servizio di registrazione delle chiavi e vendendo chiavi registrate esclusivamente al cliente pertinente. 

 

Vantaggi delle serrature in cui è possibile modificare la combinazione

Tali serrature consentono di evitare molte delle spese di sostituzione delle serrature in caso di perdita o furto delle chiavi. Diversamente da altre serrature, le serrature in cui è possibile modificare la combinazione possono essere impostate su un'altra combinazione chiave usando una chiave di cambio speciale. Una volta impostata una nuova combinazione, la chiave smarrita o rubata non potrà più azionare la serratura e la sicurezza è ripristinata immediatamente

 

Ulteriori informazioni

Camlock Systems fornisce consulenza esperta e un'ampia gamma di prodotti sviluppati appositamente per l'industria dei distributori automatici. Insieme, essi aiuteranno ad assicurare che i distributori automatici continuino a fare quello per cui sono stati acquistati, vale a dire, generare profitti. Sia che siate state interessati da furti dai distributori o desiderate attuare misure preventive per evitare che i vostri distributori siano inclusi nelle statistiche sui furti, siamo qui per aiutarvi. Possiamo spiegare di più sui vantaggi dei sistemi di bloccaggio brevettati, il nostro servizio di registrazione chiavi online, le serrature elettroniche e le soluzioni di bloccaggio personalizzate.